Google таблицы и их фишки и особенности

3 возможности «Google Таблиц», которых точно нет в Excel

Как быстро перенести данные в одну таблицу, перевести текст, вставить в ячейку картинку — показываем с помощью гифок.

Тренер Учебного центра Softline с 2008 года.

«Google Таблицы» находятся в тени своего прославленного конкурента. Казалось бы, все трюки и приёмы, которые человеческий разум может придумать с электронными таблицами, уже воплощены в Microsoft Excel. Но продуктологи Google разработали целый ряд возможностей, которые удачно используют облачную природу сервиса. Представляем три функции, реализация которых простым и понятным способом пока присуща только продукту Google.

1. Подтягиваем данные в одну таблицу из разных книг и файлов

Представьте ситуацию: вам необходимо свести информацию из разных книг и даже из разных файлов с таблицами. Некоторые данные в исходных таблицах получены в ходе вычислений. Переносить их в Excel — работа несложная, но кропотливая и порой длительная.

В «Google Таблицах» можно переносить данные из одной таблицы или книги в другую и сохранять их единообразие. Если изменить цифры в исходном файле, откуда они были взяты, эти данные поменяются и в других документах, куда они были из исходника перенесены.

В этом пользователю помогает функция =IMPORTRANGE (импортирование диапазона). Чтобы воспользоваться ею:

  • В файле и книге, куда следует перенести данные из других таблиц, выберите конкретную ячейку, куда бы вы хотели поместить данные.
  • Задайте команду =IMPORTRANGE.
  • Во всплывающем окне укажите ссылку на книгу или файл с таблицей, откуда требуется взять данные.
  • Там же укажите диапазон данных (конкретные ячейки), которые вам нужно импортировать.

Готово. Если перейти в исходный файл и поменять данные там, они автоматически изменятся в новом документе. Это очень удобно, когда вы имеете дело с курсами валют и другими данными, которые постоянно меняются. Или когда от этих меняющихся данных зависят важные для вас цифры, например план продаж. Вы можете смело использовать их в других таблицах и быть уверенными, что они будут именно такими, как в исходном документе.

2. Используем «Google Переводчик» для содержимого ячеек

Очень простая и удобная функция, которая реализована на популярном продукте «Google Переводчик». Она использует функцию =TRANSLATE и умеет автоматически определять язык исходного слова или выражения.

Чтобы воспользоваться переводчиком в таблице:

  • Выделите ячейку, куда будет помещён результат перевода.
  • Задайте функцию =TRANSLATE.
  • Укажите ячейку, контент из которой вам хотелось бы перевести.
  • Если функция не определит язык перевода автоматически, задайте язык исходного слова и язык результата.

Функциональности «Google Переводчика» в «Google Таблицах» достаточно даже для перевода фраз и предложений.

3. Вставляем изображение в ячейку

Эта функция заставит пользователей Microsoft Excel с завистью посмотреть на юзеров «Google Таблиц».

Удивительно, но факт: в суперфункциональном редакторе таблиц из Редмонда вставка картинок в таблицы реализована очень неудобно. Да, если вам часто приходится создавать иллюстрированные прайс-листы в Excel, вы определённо набили руку. Но в «Google Таблицах» похожая задача решается гораздо проще.

Картинки вставляются с помощью функции =IMAGE в несколько шагов:

  • Выделите ячейку, в которую вы хотите поместить изображение.
  • Скопируйте прямую ссылку на изображение из адресной строки браузера.
  • Отформатируйте картинку так, как вам нужно, просто изменяя размеры ячейки, где она расположена. Размер картинки в «Google Таблицах» меняется пропорционально и не даёт искажать изображение. Это очень удобно.

Эти три возможности «Google Таблиц» — прекрасный пример того, как разработчики наилучшим образом использовали облачную природу сервиса. Надеемся, что они будут полезны читателям.

Сводные таблицы Google Analytics

Сводные таблицы в общем, и таблицы Гугл Аналитикс в частности, являются мощным и незаменимым инструментом при анализе данных с большим количеством параметров и переменных: нахождение взаимосвязи и зависимостей между наборами данных, сравнение нескольких периодов и определение тенденций развития, обобщение данных и многое другое.

Сводные таблицы в Гугл Аналитиксе доступны практически во всех отчётах, необходимых для анализа трафика. При открытие какого-либо отчёта по умолчанию отображается обычная таблица «Данные»

Чтобы перейти в сводные таблицы, нужно выбрать таблицу под названием «Сводка»

Сводная таблица в Google Analytics состоит из следующих компонентов:

  1. Первичное измерение (Основной параметр)
  2. Вторичное измерение (Дополнительный параметр)
  3. Сводка
  4. Измеряемые метрики сводки
  5. Кнопки навигации

Первичное измерение

Это основной параметр, находится в первом столбце таблицы. В данном случае, в качестве основного параметра выбран «Источник/канал»

Вторичное измерение

Это второй столбец в таблице. Выбрать необходимый параметр можно в меню «Дополнительный параметр». В качестве вторичного измерения выбран «Город»

Сводка

По умолчанию Гугл сводит данные по выбранному основному параметру. Но для работы можно выбирать любой доступный параметр из предложенных в меню «Сводка». В качестве примера выбран параметр «Страна»

Измеряемые метрики

По умолчанию в сводной таблице используется только одна метрика (показатель)

Но при необходимости можно добавить ещё одну метрику для анализа

Кнопки навигации

Для просмотра данных доступно только 5 столбцов и для переключения используются клавиши навигации

В отчёте отображается только 10 строк, максимально возможное число строк для отображения 5000. Для просмотра остальных строк используются клавиши переключения

Примеры использования сводных таблиц

Использование сводных таблиц чрезвычайно широко и зависит от целей и задач, которые мы перед ними ставим.

Например, необходимо проанализировать, какой тип устройства приносит наибольший доход в каждой кампании. Для этого в качестве основного параметра выбираем «Название кампании» и выбираем «Тип устройства» в качестве второго параметра. Измеряемыми метриками будут: Число кликов и Доход.

С помощью такого отчёта можем оценить эффективность типов устройств относительно рекламных кампаний.

Другим примером можно рассмотреть пользовательский отчёт для анализа поведения пользователей относительно времени суток: с каких устройств и в какие часы пользователи совершают транзакции. Для этого переходим в раздел Специальные отчёты – Мои отчёты и создаём отчёт:

В качестве основной метрики берём показатель «Транзакции», в качестве вспомогательного – «Сеансы». В параметрах выбираем «Час» и «Тип устройства».

Получаем отчёт для анализа

Сводные таблицы помимо всего прочего позволяют работать с сегментами (со встроенными и пользовательскими). Рассмотрим на примере анализа параметров: Источник/канал и Страна и выберем встроенные сегменты «Сеансы с конверсиями» и «Сеансы с транзакциями».

Переходим в раздел Весь трафик – Источник/канал и добавляем выбранные для анализа два сегмента

Сегмент «Все пользователи» исключаем из отчёта

Переходим в сводную таблицу: в основном параметре оставляем «Источник/канал», в сводке указываем параметр «Страна», в показателях «Сеансы»

Подпишись и следи за выходом новых статей в нашем монстрограмме

Остались вопросы?

Не нашли ответ на интересующий Вас вопрос? Или не нашли интересующую Вас статью? Задавайте вопросы и темы статей которые Вас интересуют в комментариях.

9 простых, но важных лайфхаков по работе с Google Таблицами

Были времена, когда «эксель» считали лишь размером одежды, а бухгалтера пересчитывали сметы за электронными таблицами на калькуляторе. Сейчас же решения строятся на всестороннем анализе цифр, а Big Data давно стали мировым трендом. Да и работа в Google Spreadsheets давно стала нормой и обыденностью. Вот только многие ограничиваются общими знаниями о них, не вникая глубже в возможности. Так появляются стереотипы о том, что Google Spreadsheets — это сложно, нудно и лучше с ними дела лишний раз не иметь.

Основатель Ringostat Александр Максименюк — настоящий фанат Google Spreadsheets и знает о таблицах чуть более, чем все. С его подачи (а также просто потому, что это очень удобно) мы работаем в Spreadsheets постоянно: составляем медиапланы и отчеты, строим прогнозы, графики и дашборды разных уровней. За время работы у нас накопилось солидное количество лайфхаков, частью из которых мы делимся в этой статье.

Многие забывают прописывать названия документов или относятся к этой части работы, как персонаж известного мультфильма: «И так сойдет!». Документов становится все больше и вот уже команда утопает в хаосе безымянных файлов, выискивая один-единственный нужный.

Называйте документы так, чтобы сразу найти нужный, стукнув кулаком по клавиатуре в четыре часа утра после бурной вечеринки. Шутка, конечно, но прописать ключевые слова в названии таблицы будет совсем не лишним. У нас в Ringostat такой шаблон оформления названий:

Что в документе / Зачем он нужен / Кому он нужен / Ключевые слова

Например, если оформить документ так, его можно будет найти, вбив в поиске любое слово, связанное с таблицами и оформлением:

2. Горячие клавиши

Совет «используйте горячие клавиши» настолько банален, что его дают даже тренеры личностного роста и тайм-менеджмента. Доведенное до автоматизма использование горячих клавиш экономит время и требует меньшей концентрации внимания, чем поиск нужной функции в меню и выпадающих окнах. Если вы пока не освоили горячие клавиши, начните со списка ниже. А если уже встали на путь работы без мышки, все равно пробегитесь по списку из справки, там много полезного.

3. Оформление

По умолчанию таблицы выглядят унылыми и гнетущими. Глазу не за что «зацепиться», так что ряды цифр причиняют боль не только гуманитариям. Подружитесь со своими документами, сделайте их удобными для восприятия.

  1. Закрепите «шапку» таблицы. Если информация не помещаются на одном экране, пользователю приходится скролить туда-обратно в поисках строки или столбца, описывающих данные. Это объективно неудобно и нерационально. Поэтому выберите в меню «Вид — Закрепить» и настройте строки и столбцы, которые не будут пролистываться.
  2. Настройте выравнивание данных. Тексты стоит выравнивать по левому краю, ведь читаем мы слева направо. Числа же, наоборот, логичнее выстроить по правому краю, чтобы не сбивалась разрядность. К слову, разрядность устанавливается кнопками в меню редактирования.
  3. Удалите лишние ячейки. Зачем нагружать себя «белым шумом» пустых клеток, когда можно просто уменьшить таблицу? Законченная таблица, с четкими границами даст пользователю понимание, что вся нужна информация внутри этих границ и искать данные где-то ниже или правее бесполезно. Используйте аддон Crop Sheet, чтобы удалить пустые ячейки.
  1. Выделяйте данные цветом. Так вы сможете лучше ориентироваться в документе. При этом используйте светлые тона, на их фоне лучше видны надписи.

4. Валидация

Если вы работаете с большим массивом цифр, велика вероятность ошибиться по невнимательности. Например, если среди диапазона чисел притаится одна ячейка с процентом, таблица не сможет посчитать формулу.

Во избежание таких недочетов, используйте проверку данных. Она пригодится как при ручном вводе значений, так и при «подтягивании» информации извне. Чтобы начать валидацию, выбираем в меню «Данные — Проверка данных» и настраиваем ее под свои нужды.

Можно запретить любые данные — хоть даты в неправильном формате, хоть текст без буквы «а». При проверке уже заполненных ячеек, валидация указывает на ошибки. Позже эта функция, в зависимости от настройки, либо блокирует ввод некорректных данных, либо предупреждает об ошибке.

5. Предсказания

В электронных таблицах многое строится на подсчете, формулах и функциях. Вы наверняка знакомы с такими формулами как SUM, AVERAGE или ROUND, поэтому сегодня мы расскажем нечто более захватывающее.

Функция FORECAST, или ПРЕДСКАЗ в русской локализации, выстраивает прогноз того, как будут заполнены последующие клетки, исходя из заполнения предыдущих. Машинный подсчет будет несколько груб, но он может обрисовать тенденцию.

Попробуем предсказать изменение аудитории сайта. Для этого возьмем данные о посещении и запишем их рядом с номером соответствующего месяца. Добавим еще пару строк для месяцев, которые будем предсказывать:

Затем в ячейке B8, где мы хотим увидеть данные на будущее, прописываем такую формулу:

ПРЕДСКАЗ — это сама формула;

A8 — это показатель, для которого будет рассчитываться результат формулы;

$B$2:$B$8 — это диапазон известных данных, на основе которых Google Spreadsheets составляет прогноз;

$A$2:$A$8 — это независимые данные, в нашем случае – месяца.

Знак $ нужен, чтобы формула не «сползла» в случае переноса.

В результате таблица показывает, как аудитория сайта вырастет, если продолжать работать в обычном темпе.

6. Диаграммы

В предыдущем примере нам достаточно было «на глаз» оценить показатели, чтобы понять: аудитория растет, при том почти равномерно. Но для работы с сотнями и тысячами показателей, беглого взгляда на цифры будет мало. Тут на помощь приходят диаграммы, которые преобразуют массив информации в понятную схему.

Google Spreadsheets предлагают такие виды диаграмм:

  • столбчатые;
  • линейчатые;
  • круговые;
  • точечные;
  • географические;
  • графики;
  • прочие.

Каждая из категорий имеет свои подвиды, есть также инструменты для создания блок-схем, лепестковых диаграмм других нестандартных решений.

Чтобы построить диаграмму, выбираем в меню «Вставка — Диаграмма». Поверх таблицы появится активное поле элемента, а в правой части экрана откроется меню «Редактор диаграмм». Выберите внешний вид графика, в поле «Диапазон данных» отметьте цифры, которые будут отражаться в виде графика, в нашем случае — столбец с количеством посетителей. В поле диаграммы появляется синяя линия, иллюстрирующая разницу между показателями. Значение оси Y автоматически подтянулось, исходя из разряда чисел. В поле «Ось X» выбираем столбец с номерами месяцев, после чего на диаграмме появляется сетка координат и можно сориентироваться, какому месяцу соответствует каждый показатель.

7. Чек-листы

В Google Spreadsheets есть возможность превратить ячейку в чекбокс, благодаря чему таблица становится еще и чек-листом. Для этого выбираем в меню «Вставка — Флажок». Например, при подготовке выставочного стенда, чекбоксы можно добавить прямо в смету и мониторить готовность к мероприятию в одном документе. Чекбоксы пригодятся и для мониторинга эффективности команды: сотрудники могут записывать недельный план в общую таблицу и отмечать задачи по мере выполнения. А подсчитать продуктивность поможет формула:

ЕСЛИОШИБКА — сама формула.

СЧЁТЕСЛИ — формула подсчета выполненных задач

B1:B5 — ячейки, в которых находятся чекбоксы

“TRUE” — уточнение, что чекбокс должен быть отмечен

СЧЁТЗ — формула подсчета поставленных задач

A1:A5 — ячейки, в которые должны быть вписаны задачи

В итоге таблица сама посчитает, насколько сотрудник выполнил план

8. Работа с текстом

Хотя Google Spreadsheets и заточены под работу с цифрами, здесь есть несколько интересных функций для работы с текстом.

  • GOOGLETRANSLATE(текст; язык_оригинала; язык_перевода) — Переводит текст с одного языка на другой.
  • PROPER(текст) — преобразует первые буквы слов в заглавные.
  • LOWER(текст) — преобразует буквы заданной ячейки в нижний регистр.
  • UPPER(текст) — преобразует буквы заданной ячейки в верхний регистр.
  • ISMAIL(текст) — проверяет, является ли указанный текст адресом электронной почты.
  • TRIM (текст) — проверяет на наличие двойных пробелов и удаляет лишние.
  • LEN ([ячейка_с_текстом]) — считает длину текста в знаках с пробелами.

9. Волшебная ARRAYFORMULA

Если формула повторяется во всем столбце, пользователь, обычно, растягивает ее на нужную длину вручную. Но есть более простой способ – ARRAYFORMULA. Вписываем ее в первую ячейку, выбираем диапазоны для подсчета, и она выдаст результат в соответствующих ячейках:

Используйте эти хаки и вы полюбите Google Spreadsheets так же, как любим их мы 🙂

Как работать с Google Таблицами: полное руководство

Google Sheets — онлайн-аналог Microsoft Excel. С ним можно работать и в офлайне, правда только из браузера Chrome. В этой статье мы научим вас пользоваться Гугл Таблицами и расскажем об их функционале.

Изучаем панель инструментов

Чтобы создать документ-таблицу в Google Sheets, достаточно нажать на блок с плюсом или выбрать один из предустановленных в сервисе шаблонов.

Вы окажетесь в созданном документе, над которым будет панель инструментов. Вот с ней мы сейчас и познакомимся. Всего на панели есть 12 блоков, в каждом из которых присутствует от одной до пяти опций. Левый крайний блок содержит инструменты:

  • Отмена действия.
  • Повтор действия.
  • Печать документа.
  • Копировать форматирование (аналог функции «Формат по образцу» в Excel).

Во втором слева блоке есть лишь один инструмент — «Масштаб», он уменьшает и увеличивает визуальный размер документа. Аналогичную функцию выполняет сочетание клавиш CTRL и «+» или «-» (на Mac OS вместо CTRL нажимайте CMD).

В третьем блоке можно менять формат данных. Например, выбрать денежный, финансовый, валютный, процентный, временной и другие форматы. Здесь же можно сократить или увеличить число знаков после запятой.

Четвертый и пятый блоки позволяют выбирать шрифт и его размер.

Шестой блок содержит инструменты для форматирования шрифтовых начертаний и цветов:

Кнопки седьмого блока применяются для форматирования ячеек таблицы: заливка цветом, границы или объединение ячеек.

В восьмом блоке располагаются инструменты для выравнивания текста, его переноса или поворота.

Девятый блок содержит 5 полезных опций:

  • Вставить ссылку.
  • Добавить комментарий.
  • Сформировать диаграмму.
  • Фильтровать.
  • Применить формулу.

В десятом блоке находится кнопка для активации экранной клавиатуры и ввода текста в рукописном режиме.

Одиннадцатый блок выполнен в форме стрелочки вверх. Он позволяет скрывать заголовок таблицы, общее меню, настройки доступа и оставлять только панель инструментов.

Внизу таблицы есть дополнительная панель. Здесь создается новый лист или открывается список уже имеющихся листов. А при нажатии на стрелочку появляется меню, через которое можно создать копию листа, переименовать его, защитить и т.д.

Что можно делать с отдельными элементами в Google Таблицах

Работайте с элементами таблицы при помощи пункта «Изменить», либо через контекстное меню. Здесь можно добавлять новые ячейки, столбцы и строки, а также удалять, вставлять или скрывать. Сначала выделите элемент, который хотите отредактировать или удалить. Затем нажмите на пункт «Изменить» и выберите необходимую операцию. Либо вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши.

В Google Sheets, как и в Excel, можно закреплять строки и столбцы таблицы. Для чего это нужно? Для удобства. Предположим, у вас документ, который состоит из сотен или тысяч строк. При скроллинге заголовки уходят вверх за пределы экрана и становится непонятно, к чему относится содержимое строк. Если же закрепить строки с заголовками, то они всегда будут на виду. Чтобы закрепить строки или столбец, нажмите на пункт «Вид» в верхнем меню, наведите мышь на вариант «Закрепить» и выберите подходящий вам параметр.

При необходимости все элементы таблицы можно двигать и менять местами. Для этого выделите ячейку, строку или столбец, который хотите переместить, нажмите на пункт «Изменить» в меню, укажите нужное вам действие.

Если переместить элемент таблицы нужно на произвольное место, просто перетащите его. Выделите ячейку, строку или столбец, наведите указатель мыши на границу и дождитесь, пока курсор примет форму руки. Затем зажмите левую кнопку мыши и перетащите ячейку, строку или столбец туда, куда вам надо.

Сортировка и фильтрация данных

Оба инструмента находятся в разделе «Данные» в верхнем меню.

Сортировать информацию в таблице можно по алфавиту в прямом и обратном порядке. Если в таблице только числа, то они будут отсортированы по величине значения.

Чтобы не затрагивать строку заголовков, нажмите на «Сортировка диапазона…» после того, как выберете нужную часть документа, и пометьте пункт «Данные со строкой заголовка». Затем кликните по кнопке «Сортировать».

Что касается фильтров, они позволяют скрывать в таблице определенные данные, оставляя только те, что нужны на текущий момент. Инструмент находится в разделе «Данные». Он имеет 2 варианта:

  1. «Создать фильтр» (сокрытие информации для всех пользователей).
  2. «Фильтры» => «Создать новый фильтр» (фильтрация сведений для себя).

Активируйте фильтр, потом нажмите на его иконку в заголовке строки. Такой значок присваивается каждому столбцу.

Фильтрация от А до Я и наоборот работает аналогично сортировке. Здесь же можно выбрать различные условия для фильтра. Можно создавать несколько фильтров и накладывать их один на другой.

История изменений документов в Google Таблицах

Если вы что-то изменили в таблице и позже обнаружили, что изменения неверны и нужно вернуть всё, как было, ― не спешите переделывать вручную. Google Sheets сохраняет все версии документов вместе с данными об авторах и времени изменений. Они доступны по клику на надпись: «Все изменения сохранены на Диске» или меню «Файл ― История версий ― Смотреть историю версий».

Здесь можно отменить изменения и восстановить любой из вариантов. Конечно, при условии, что у вас есть доступ к редактированию документа.

В Google Таблицах есть еще немало опций, которые пригодятся любому. Это и формулы, и вставка диаграмм, и различные дополнения. Изучайте все возможности сервиса и делитесь своими впечатлениями с сообществом 1C-UMI в социальных сетях ― ВКонтакте и Facebook!

Сравнение сервисов Microsoft Excel и Google Таблицы

Microsoft Excel Есть бесплатный тариф

Известный табличный процессор для создания отчётов, анализа данных, поиска моделей и тенденций, а также вывода прогнозов развития событий.

Google Таблицы Есть бесплатный тариф Мы используем этот сервис в Startpack и рекомендуем его

Онлайн-сервис для создания электронных таблиц из любой точки мира.

Известный табличный процессор для создания отчётов, анализа данных, поиска моделей и тенденций, а также вывода прогнозов развития событий.

Онлайн-сервис для создания электронных таблиц из любой точки мира.

Подробное описание

Microsoft Excel — это сервис для редактирования таблиц, у которого наметились ключевые функции:

  • Широкая функциональность для анализа и визуализации информации: создания таблиц, диаграмм с множеством других функций и инструментов.
  • Интеграция со OneDrive, облачным сервисом Microsoft, для доступа к документам с любого устройства.
  • Совместная работа в режиме реального времени. Вне зависимости от рабочего аппарата (или ПК) и местоположения, пользователь может редактировать документ вместе с другом или коллегой.

Из версии в версию Excel вбирает в себя всё больше возможностей, поэтому отмечается ряд наиболее новых и востребованных:

  • Экспресс-анализ для упрощённого преобразования данных в табличную форму и диаграммы.
  • Автоматическое распознавание разнообразных закономерностей и заполнение.
  • Создание подходящих диаграмм под указанные данные и их структуру.
  • Создание срезов для выставления фильтров данных.
  • Простая работа одновременно с рядом книг Excel при помощи отдельных окон.
  • Комплекс математических, тригонометрических, статистических и инженерных функций, целый набор инструментов для изменения дат и времени, ссылок, логических и текстовых функций.
  • Метки данных с гибким форматированием.
  • Наглядный визуальный вывод изменений данных благодаря анимации диаграмм.
  • Воплощение различного рода сводных таблиц при использовании одного списка полей.
  • Поддержка современных надстроек и конвертеров для расширения функций.

По сравнению с конкурентами продукт Microsoft предлагает передовое в плане нововведений решение при стабильной работе его компонентов. Основные направления развития — визуализация данных, интеграция с облаком и совместная работа над документами.

Google Таблицы — это онлайн редактор, для работы с электронными таблицами, диаграммами, графиками. Позволяет сэкономить время за счет встроенных формул, теперь не придётся долго считать.

Сервис обладает возможностью коллективного доступа к файлам, а также одновременной работой с файлами нескольких пользователей. Возможно комментирование документов для дальнейших обсуждений. Имеется функция преобразования файлов из Excel и обратно. Доступ к приложению на любом из устройств. Можно работать с файлами без использования интернета, просто сохранив файлы на компьютере.

Google Таблицы включают в себя в себя следующие опции:

  • Создание таблиц и редактирование существующих.
  • Настройка доступа к архиву таблиц и работа над каждым файлов одновременно с друзьями и коллегами.
  • Просмотр, правка и сохранение файлов MS Excel.
  • Офлайн-доступ.
  • Форматирование ячеек, ввод и сортировка данных, просмотр графиков, вставка формул, поиск и замена.
  • Изменения пользователей сохраняются в автоматическом режиме.
  • Защита файлов четырёхзначным паролем.

Как сделать так, что бы данные из нескольких Google-таблиц собирались в один отчет

Всем привет, меня зовут Артем Медведев, я представляю компанию Helpexcel.pro. Мы занимаемся созданием управленческих таблиц и умеем их интегрировать с другими приложениями.

На самом деле очень много задач, связанных с управленческими отчетами можно решить без программирования. Мы периодически публикуем материалы о том, как самостоятельно создать управленческий учет в Гугл таблицах. Делюсь тут ссылкой на соответствующий раздел сайта. Там пошаговая инструкция с разбором формул.

Кейс:
У каждого сотрудника своя таблица, где записываются учетные операции. Нужно сделать так, что бы в одной таблице собиралась информация из таблиц сотрудников в один сводный отчет.

Прикрепляю небольшой видеообзор итогового решения, что бы было понятней о чем речь)

Вот ссылка на папку с таблицами, которые будет описаны далее.

Рассмотрим ситуацию, когда с целью разграничения прав у каждого сотрудника своя таблица, где фиксируются учетные операции.

И есть таблица руководителя, содержащая форму отчета.

Усложним задачу тем, что представление данных в таблице руководителя задается взаимосвязанными выпадающими списками и диапазонами дат.

Для начала нужно сделать так, что бы данные, которые водятся в таблицы сотрудников появлялись в таблице руководителя.

Для этого создаем в таблице руководителя ровно столько листов, сколько таблиц сотрудников. Данные будем подтягивать формулой IMPORTRANGE()

Посмотрите короткий обзор применения формулы в данной ситуации.

В таблице «Отчетность» на листе «Данные» поставьте курсор в ячейку D3 и пропишите там формулу по аналогии с видеозаписью.

Подробнее о формуле:

=IMPORTRANGE(«Ссылка на таблицу»; «Диапазон, который нужно отобразить из этой таблицы»)

Обязательно заключайте аргументы в кавычки!

Для самопроверки воспользуйтесь готовой формулой

В шаге 1 мы сделали так, что бы при обновлении данных в таблицах сотрудников, в таблице руководителя отображались все изменения.

Теперь нужно сделать так, что бы отчет заполнялся актуальными данными из таблиц сотрудников.

Для этого хорошо подходить формула СУММЕСЛИМН()

Подробнее о формуле:

=СУММЕСЛИМН(диапазон суммирования;диапазон критерия 1; критерий 1; диапазон критерия 2; критерий 2;…)

И эту формулу нужно приписать относительно каждой таблицы.

Вид формулы в ячейке отчета:

Про формулу СУММЕСЛИМН и про то как ее использовать для разных вычислений напишу статью немного позже.

А пока прикрепляю запись вебинара, где мы очень подробно разбираем IMPORTRANGE, СУММЕСЛИМН, ЕСЛИ, FILTER для создания модели отчета.

Если хотите получить записи курса по Гугл таблицам, то можно посмотреть информацию на этой страничке.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Какой-то велосипед из костылей и желудей. Вы про СУБД слышали, не?

Конечно слышал) мы этим и занимаемся!
Суть статьи в том, что бы каждый предприниматель смог простым способом настроить себе отчетность. Практика показывает, что большинство пользователей не знают элементарных вещей.

В начале статьи так и написано “много задач, связанных с управленческими отчетами можно решить без программирования”.

Не все могут и хотят делать что то сложное. Да возможно это нецелесообразно. Есть простые и общедоступные инструменты.

Решать такого уровня задачи можно в любом гуе и тоже без программирования. Только там функций больше и импортэкспорт в любой любимый табличный редактор наладить не проблема.

Например? Возможно читателям статьи будет интересно.

То, что вы прислали это база данных. Для ввода информации в нее нужен интерфейс. Для того, что бы получить что то нужна функциональность, которая будет отправлять запросы в базу.

Тут очевидно, что без разработчиков не обойтись! Я писал выше о цели статьи.

Да в целом вы можете к нам на сайт перейти и будет понятно вообще чем мы занимаемся и почему имеем в этом экспертность http://helpexcel.pro/

query builder

база данных

Специалист/10
Для того, что бы получить что то нужна функциональность, которая будет отправлять запросы в базу.

Люди это интерфейсом называют.
Тут очевидно, что без разработчиков не обойтись! Я писал выше о цели статьи.

Кому очевидно? Специалистам хелпэксел.про? Ну такое. Мне вот для нажатия далее-согласен-далее-далее-окей разработчик не нужен, и это всё ещё проще костылей в табличном редакторе с очень условной реляционностью.
Да в целом вы можете к нам на сайт перейти и будет понятно вообще чем

мы занимаемся
Пытаетесь продавать таблицы в экселе и на 40% не работающих чат-ботов.
и почему имеем в этом экспертность

Скорее экспертность вас имеет.

Это рассуждения человека далекого от реальности) спасибо за то, что уделили столько времени! Любая критика очень даже приемлема.

Практического применения, тем более массового, инструментов, которые вы привели нет!

И кстати, мы не пытаемся, а продаем)

query builder

Практического применения, тем более массового, инструментов, которые вы привели нет!

Действительно.
Это рассуждения человека далекого от реальности

Можно подумать, что хоть какое-нибудь применение эрзац-БД на таблицах в экселе близко к реальности.

Блог о контекстной, таргетированной рекламе и веб аналитике

Искусство создания контекстной рекламы

6-часовой видеокурс “Клиенты из РСЯ по 5 рублей”. Скачать!

Как создать «гугл таблицу». Работа в «гугл таблицах»

«Гугл таблица» (Google Sheets один из инструментов Google Docs) — аналог всем известной Excel таблицы и принципы работы у них очень схожи. Основными преимуществами Google Sheets является автосохранение всех изменений в облаке гугла, возможность работать с разных устройств и мультиаккаунтность.

Обо всем по-порядку…

Как создать Google таблицу

  1. Для начала работы необходимо иметь аккаунт в google почте. Если его у вас еще нет, идите сюда и регистрируйте.
  2. Зайдите в раздел Google Sheets сервиса Google Docs и жмете «Начать». Советую выбрать вид «списком», так быстрее находить нужную таблицу, особенно в смартфоне.
  3. Жмете внизу справа на красную кнопку с плюсом и попадаете в редактор таблицы. Для начала нужно задать название.
  4. Непосредственно сама работа с гугл таблицей

«Гугл таблицы» — формулы

Формулы Google Sheets отличаются от таковых в Excel и тут у многих возникают трудности. Для вставки формул нажмите на значок суммы в меню.

Если стандартных функций недостаточно, жмем «Дополнительные функции», открывается новое окно с таблицей всех формул Google Sheets.

Возвращаетесь в Google Sheets и вставляете скопированную функцию (CTRL+V) в ячейку предварительно поставив знак «=».

iFrame в Google Docs

Часто нужно полученную таблицу вставить на другой сайт. Для этого идем в Файл -> Опубликовать в интернете. Вкладка «Встроить». Далее выбираем лист или оставляем весь документ и жмем «Опубликовать».

Копируете и вставляете полученный код на страницу сайта как я сделал это ниже (используйте html редактор или вкладку «Текст» в WordPress).
Для того, чтобы задать размер таблицы под страницу сайта достаточно задать ширину и высоту.
Пример:

Совместное редактирование в Google Docs

В любом из инструментов Google Docs есть возможность совместного редактирования с другими людьми. В таблицах это особенно актуально, т.к. позволяет добавлять данные в удобном виде.

Для этого в правой верхней части экрана таблицы жмете «Настройки доступа».

В появившемся окне вводите email партнера (на gmail) и выбираете условия доступа, жмете «Готово».

Это самые базовые принципы работы в Google Sheets, которые решают основные задачи, стоящие перед этим замечательным инструментом!

Кстати, написал недавно как я использую Google Sheets для учёта личных финансов.

Также рекомендую изучить мой 6-часовой видеокурс по настройке рекламы в РСЯ. После прохождения этого курса вы сможете грамотно настроить рекламу для своего бизнеса и также вести аналитику, либо использовать эти знания для настройки рекламы для своих клиентов.

Как сделать организационные диаграммы с помощью Google Таблиц

Узнайте, как можно быстро создавать организационные диаграммы на основе данных об иерархии сотрудников в Google Таблицах. Диаграммы обновляются автоматически, после того как вносите изменения в листе с исходными данными.

Вам нужно максимально легко создать организационную диаграмму, чтобы показать иерархию сотрудников в вашем бизнесе? В отличии от создания фирменного стиля, который лучше доверить профессионалам — http://www.maxcreative.ru/uslugi/firmennyi-stil/, это достаточно простая задача, не требующая владения какими-либо дизайнерскими навыками.

Для создание визуально привлекательной диаграммы, просто откройте пустую таблицу Google, поместить имена сотрудников в столбце, после этого ваша иерархическая структура может быть готова в течение всего нескольких минут. На изображении выше, приводиться пример организационной диаграммы созданной с использованием только Google Таблиц.

Диаграммы в Google Таблицах

Создание организационных диаграмм при помощи электронных таблиц Google достаточно просто. Далее мы расскажем как вы можете организовать свои данные в диаграмму, используя Google Таблицы. В приводимом далее примере будет создана «живая» диаграмм, что означает, что как только вы обновите имена сотрудников или их иерархическую позицию в таблице, диаграмма будет автоматически обновляться. Давайте начнем.

  1. Создайте новый лист Google Таблицы и поместить имена сотрудников в столбце А и имена их непосредственных руководителей в столбце B.
  2. Выделите ячейки, которые вы только что ввели и выберите из верхнего меню Вставка опцию Диаграмма .
  3. Откроется редактор Диаграмм в Google Таблицах. Перейдите на вкладку Типы диаграмм и снимите флажок с опции «Агрегировать столбец A». Затем прокрутите вниз список доступных типов диаграмм , выберите «Организационная структура» или «Дерево» и нажмите кнопку Вставить , чтобы добавить диаграмму в таблицу.

Организационная структура

В отличие от таких инструментов, как блок-схемы Visio, вы не имеете достаточно вариантов форматирования для организационных диаграмм в Google Таблицах. Вы можете только изменить фон и цвета заливки различных узлов в диаграмме, а также их размер. Эти элементы вы можете отредактировать перейдя во вкладку «Настройки», расположенную чуть выше предварительного просмотра диаграммы.

Google таблицы и их фишки и особенности

33 комментария:

Уважаемые коллеги! У меня в таблице появились какие-то ячейки с фильтрами, не знаю, как их удалить. Из-за них не работает нужный фильтр! Очень не хочется переделывать работу, но жалко, что не работает фильтр, с которым до этого было все нормально. Подскажите, что делать?

Подскажите, как убрать фильтр? У меня появились в 2-х ячейках какие-то фильтры, из-за них не работает нужный фильтр!

Похоже, сегодня я разговариваю исключительно сама с собою! Перепробовала все, что можно, но фильтр не работает, а когда делала, все было замечательно. Смирилась, пусть таблица будет без фильтра. Но научиться – то я должна, поэтому обращаюсь к вам, уважаемые коллеги за помощью!

Откройте доступ к вашему файлу, чтобы посмотреть, что там у вас произошло.

всё сделала но ссылка не активна, доступ открыт.

Открыла доступ. Я фильтр ставила на столбец “Мои личные успехи”. Сначала скрывался весь список с нулями, теперь ничего не получается

Доброе утро! Программа не всегда по может успешно, определить ссылка это или нет. Необходимо эту ссылку удалить и опять вставить еще раз, иногда даже несколько.

Вы когда поставили фильтр на ячейку, и выбрали отображать только ячейки с нулями. Чтобы убрать его, необходимо в фильтре указать все галочки (или просто нажать Показать все), только потом в панели инструментов (там где выбираем начертания шрифтов) еще раз нажимаем фильтр. И он исчезнет.

Здравствуйте! Создала таблицу, не знаю как вставить на неё ссылку в Шаги к успеху. В моей ячейке уже вставлена ссылка на мой документ З-И-У-К.
По поводу фильтров,я поняла, что их нужно использовать, если очень много данных и какие-то нужно быстро найти.Но у меня таблица маленькая и необходимости что-либо фильтровать у меня не было.
А вот закрепить строки мне не удалось. В обучалке сказано Инструменты-Выбор строк и все.У меня эта функция во вкладке Вид.Но когда я применяю, то выходит окно с инструкцией Невозможно закрепить строки в которых содержится только часть объединенной ячейки и т.д.Объясните еще раз, у кого это получилось.

В данной таблице найдите раздел таблицы Google, затем столбец куда нужно вставить ссылку и потом свою фамилия. Готово осталось вставить укороченную ссылку.

Чтобы настроить фильтр требуется нажать на этом столбце (строчке), где он установлен заначек фильтра. И изменить его параметры.

Для начала закрепите строки, столбцы, только потом их объединяйте.

Здравствуйте, не могу сделать, чтобы формула суммирования результатов работала (после нажатия на enter, цифры на месте формулы не появляются)

Здравствуйте. Скажите, пожалуйста, открыть доступ нужно всем организаторам или можно одному?

Доброе утро. Доступ открываем организатору и тьютору ваше группы. В данном случае это Кривенькая М.В.

Доброе утро. У вас все получилось замечательно. Формулы и не будут появляться, они сразу выдают результат, только когда встаешь на ячейку, она вместо значения в строке формул отображает формулу.

Здравствуйте, Мария. У меня ссылка в задании ЗИУК стала чёрной и не открывается. Что делать?

Добрый вечер. Программа не всегда по может успешно, определить ссылка это или нет. Необходимо эту ссылку удалить и опять вставить еще раз, иногда даже несколько.

Добрый вечер, Мария Владимировна! Подскажите, как вставить изображение в ячейку по формуле.

Верное имеете ввиду по ссылке Вставка изображений в ячейки таблицы Google http://goo.gl/TxtQaf

Добрый вечер, Мария Владимировна. У меня не получается закрепить строки и столбцы. В предыдущих комментариях я прочитала,что сначала нужно закрепить строки и столбцы, а уж потом только объединять. Значит, нужно переделать почти всю работу, вернее переделать ту часть работы,где будет закрепление?

У меня не получается в ячейку вставить изображение, как показано в обучалке. В ней указывается использование формулы. Мне нужно в таблице вставить логотип проекта, но он вставляется не так, как бы хотелось, уходит под закрепленные столбцы и выше не поднимается. Как быть в такой ситуации? Ссылка на таблицу; http://goo.gl/sSFalu
Ссылка на изображение https://lh5.googleusercontent.com/8WD_1yXA408CkeHFR277f_1U0SUnaOpxS-qorXKNuE0=w276-h207-p-no

Мария Владимировна, у меня получилось! Ура.

Татьяна, добрый вечер. А что вы сделали, чтоб получилось, у меня такая же проблема.Изображение не встает на закрепленные строки

Вставить изображение через ссылку. Сначала вставить рисунок, только потом закреплять.
См. Вставка изображений в ячейки таблицы Google http://goo.gl/LR5BZJ

Снимите закрепление, только потом вставляйте рисунок.

Как научиться работать в Excel и Google-таблицах самостоятельно: подборка видео, ресурсов и книг

Залог успешного освоения какого-либо предмета — это получение надлежащих знаний и применение их на практике. Если не знаете, как научиться работать в Excel и Google-таблицах самостоятельно, поможем с первой частью — дадим подборку книг, видео и ресурсов с надлежащими знаниями. А применить их на практике вы сумеете и без нас.

Excel — книги

Хорошие книги по Excel и VBA. Обзор шести книг, которые помогут научиться работать в Excel и программировать на VBA. Книги подходят тем, кто не знаком с этими инструментами или знает только азы.

Excel — ресурсы

Бесплатный онлайн мастер-класс «5 функций Excel, которые спасут десятки часов работы» от SkillFactory. За 1.5 часа участники научатся использовать 5 формул, которые помогут автоматизировать часть задач по обработке данных. Нужно зарегистрироваться, чтобы узнать дату проведения мастер-класса.

  • Как автоматически подбирать ширину столбцов и строк
  • Как повернуть таблицу на 90 градусов
  • Как перенести данные из одной таблицы в другую
  • Как узнать порядковый номер элемента в списке
  • Как просуммировать ячейки с нескольких листов
  • Как разделить фразу, записанную в одну ячейку, на отдельные слова в отдельных ячейках

Еще несколько простых и полезных функций Excel. Даются полезные текстовые функции и объясняется:

  • Как быстро определить кириллические и латинские символы
  • Как убрать ненужные текстовые элементы и примечания из целого массива ячеек
  • Как соединить текст

Excel-лайфхаки для тех, кто занимается отчётностью и обработкой данных. Даются простые альтернативы ВПР и ГПР, если искомые значения не в первом столбце таблицы, и объясняется:

  • Как быстро заполнить пустые ячейки в списке
  • Как найти ошибки в формуле
  • Как найти сумму (количество, среднее) значений ячеек с нескольких листов
  • Как автоматически строить шаблонные фразы
  • Как сохранить данные в каждой ячейке после объединения
  • Как построить сводную из нескольких источников данных
  • Как рассчитать количество вхождений текста A в текст B

Планета Excel — сайт Николая Павлова, IT-тренера, разработчика и эксперта по программам пакета Microsoft Office. Даются видео и статьи, которые помогут быстро научиться работать в программе Excel. Есть форум, где спрашивают совета у опытных и делятся знаниями с начинающими.

Google-таблицы — книги

«Google Таблицы. Это просто» — пока единственная русскоязычная книга, посвященная работе в Google-таблицах. В ней показывается удобство сервиса для совместной работы и аналитики, раскрываются его возможности и описывается работа с самыми полезными функциями. Купить в издательстве МИФ.

«Going GAS: From VBA to Google Apps Script» — единственное пособие по скриптам Google, в том числе в Таблицах. Больше рассчитана на тех, кто переходит в Таблицы с Excel и умеет писать макросы на VBA, но и начинающим тоже пригодится. Купить на Amazon.

«The Ultimate Guide to Google Sheets» — англоязычное руководство по работе с Google-таблицами. Читать бесплатно на Amazon.

«Google Sheet Functions: A step-by-step guide» — объясняется, как использовать самые полезные функции Google-таблиц. Читать бесплатно на Amazon.

Ссылка на основную публикацию